Dal 6 giugno i fornitori della PA sono obbligati ad emettere fatture o note di pagamento in formato elettronico altrimenti queste NON saranno saldate dall’ente pubblico.

Per tre mesi sarà in vigore un periodo di transizione, nel quale se le fatture risulteranno emesse prima del 6 giugno in formato cartaceo ma ancora non processate dalla PA, fino al 6 settembre sarà possibile incassarle.

Ogni nuova fattura, indirizzata ad una delle amministrazioni pubbliche appartenenti al primo scaglione interessato dalla prima partenza 2014, dovrà essere di tipo elettronico:

  • 6 giugno 2014 verso ministeri, agenzia fiscali ed enti di previdenza.
  • 31 marzo 2015 tutti gli altri enti pubblici, centrali e locali.

Viene così perseguito uno degli obiettivi prioritari dell’Agenda Digitale, che riguarda da vicino anche le PMI: tutte le imprese e professionisti che hanno rapporti con la PA devono digitalizzare il processo di emissione fattura.

Come funziona la fattura elettronica?

La fattura elettronica verso la PA è costituita da un file in formato XML (eXtensible Markup Language) che contiene i dati di testata e di dettaglio di una fattura emessa normalmente con il software gestionale. Il file XML generato deve essere sottoscritto con la firma elettronica qualificata o digitale (richiede quindi un certificato) e successivamente inviata, per via telematica al Sistema di Interscambio, che lo recapita all’amministrazione destinataria. La trasmissione può riguardare un file con singola fattura; un file con singolo lotto di fatture; un file compresso con singola fattura o lotto di fatture. Il file di archivio non deve essere firmato elettronicamente ma lo devono essere tutti i file di fattura al suo interno. Il nome del file deve rispettare la seguente nomenclatura (elementi separati dal carattere underscore):

  • codice Paese (secondo standard ISO 3166-1 alpha-2 code);
  • identificativo univoco del trasmittente (codice fiscale);
  • numero progressivo del file (massimo 5 caratteri).

Le specifiche tecniche operative sono disponibili sul sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it.

Come si inviano le fatture elettroniche?

Il file XML, firmato e compilato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso cinque diversi canali di trasmissione:

Il Sistema di Interscambio, una volta ricevuto il file effettuerà i necessari controlli e procederà all’inoltro all’Amministrazione destinataria della fattura.

Come si conservano le fatture elettroniche?

Sia i fornitori che le Pubbliche Amministrazioni sono tenuti a conservare le fatture esclusivamente in modalità digitale e quindi ogni azienda che emetta
questi documenti sarà tenuta a dotarsi di un sistema di archiviazione documentale sostitutiva o ad appoggiarsi ad un’azienda specializzata che fornisca questo tipo di servizio.
Ogni fattura elettronica emessa richiede l’apposizione della marca temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione.

 

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